PROCEDURĂ DE DECLARARE REPERTORIU

I. Reguli Generale

1. Repertoriul gestionat de A.G.D.E. este format din totalitatea publicațiilor de presă aduse anterior la cunoștința publică, aflate în termenele de protecție stabilite de lege, în condițiile prevăzute în statut.
2. Titularii au obligația de a declara,  pe proprie răspundere, repertoriul propriu de publicații de presă la Asociație, în mod corect, complet și cu bună credință. 
3. Titularii de drepturi au obligaţia de a declara procentele deținute din drepturile asupra Publicaţiei de Presă.
4. La efectuarea repartițiilor, titularii de drepturi vor beneficia de remunerații în măsura îndeplinirii corespunzătoare a obligațiilor privind declararea Repertoriului.
5. Titularul de drepturi garantează Asociației veridicitatea și caracterul complet si actual al informațiilor furnizate cu privire la publicațiile de presă și la drepturile patrimoniale invocate asupra Repertoriului declarat, Asociația fiind exonerată de orice răspundere față de terți cu privire la activitățile de colectare și de repartizare realizate în baza repertoriului și informațiilor despre acesta, declarate de titular.

II. Declararea repertoriului în procesul de aderare

2.1 Documente necesare

2.1.1 Publicații de presă tipărite

2.1.1.1 Formulare și Anexe

2.1.1.2. Documente justificative

1. Extras oficial de la registrul autorităţii relevante la care este înregistrat Mandantul, datat cu cel putin 2 zile anterior semnării Contractului și Anexei 1, care să ateste forma persoanei juridice, reprezentanţii acesteia, precum și autorizarea desfășurării activității de editare de publicaţii de presă, în cazul în care Mandantul titular de drepturi este editorul publicației de presă;
2. Copia certificată a documentului de înregistrare fiscală (CIF);
3. Copie certificată a contractului de cesiune care atestă obținerea de către Mandantul cesionar a drepturilor conexe ce formează obiectul Contractului de mandat, aferente publicațiilor de presă declarate prin Anexa 1 la Contractul de mandat, împreună cu extras oficial de la registrul autorităţii relevante la care este înregistrat cedentul editor de publicatie de presă, care să ateste forma persoanei juridice, reprezentanţii acesteia, precum și autorizarea desfășurării activității de editare de publicaţii de presă;
4. În cazul în care puterea de reprezentare a semnatarilor Contractului de mandat și a Formularelor Anexei 1 nu este dovedită prin Extrasul oficial de la registrul autorităţii relevante la care este înregistrat Mandantul, vor fi depuse procuri sau alte documente scrise care dovedesc puterea de reprezentare a semnatarului, întocmite în conformitate cu actul constitutiv/statutul Mandantului;
5. Documentul care atestă împuternicirea persoanei fizice din partea Mandantului în relația cu A.G.D.E. în vederea finalizării procesului de declarare a repertoriului si a repartizarii sumelor compensatorii cuvenite, cu menționarea numelui, prenumelui și a funcției/calității acesteia în cadrul Mandantului, semnată de reprezentantul legal al Mandantului în conformitate cu actul constitutiv/statutul Mandantului;
6. Document datat/Extras actualizat privind validarea codului ISSN acordat fiecărei publicații de presă declarată și înregistrarea acestuia în baza de date națională a Centrului Național ISBN-ISSN-CIP din cadrul Bibliotecii Naționale a României, care să ateste titlul publicației, editorul publicației, periodicitatea (frecvența), codul ISSN, forma de mass-media tipărită, anul publicației;
7. Extras REVISAL care atestă numărul de angajați din Romania ai Mandantului ce au COR relationat cu activitatea de producere de continut, datat cu cel putin 2 zile anterior semnării Contractului și Anexei 1; În cazul în care există colaboratori cu care nu este încheiat contract de muncă, Mandantul va depune o declaratie pe proprie raspundere privind numărul colaboratorilor care furnizează conținut pentru publicația de presă respectivă. În situații obiective, Extrasul REVISAL poate fi înlocuit cu o declarație pe proprie răspundere cu  privire la datele menționate mai sus referitoare la numărul de angajați.
8. În cazul în care numărul exemplarelor tipărite depășește următoarele praguri minime de exemplare tipărite: Cotidian (luni – vineri) – 60,000. Cotidian (luni – sambata) – 72,000. Saptamanal – 12.000. Bilunar – 6.000. Lunar – 3.000. Trimestrial – 1000. Semestrial – 500, Mandantul depune și:
   • Colecția de publicații în format fizic sau electronic ce conține fiecare ediție apărută în perioada de repartiție
   • Facturile emise către Mandant de fiecare tipografie declarată, în format electronic;
   • Fișa de cont partener aferentă perioadei de repartiei, pentru fiecare tipografie declarată.
9. În cazul în care numărul exemplarelor elecronice distribuite depășește următoarele praguri minime: Cotidian (luni – vineri) – 24,000. Cotidian (luni – sambata) – 28,800. Saptamanal – 4,800. Bilunar – 2,400. Lunar – 1,200. Trimestrial – 800. Semestrial – 200, Mandantul depune și:
   • Dovada existenței fiecărei ediții în perioada de repartiție;
   • Date de acces electronic pentru a vizualiza edițiile electronice distribuite în perioada de repartiție.

2.1.2 Publicații de presă online

1. în vederea gestionarii colective a dreptului la remuneratie compensatorie pentru copia privata prevazut de art. 145 alin. 1 lit. a) coroborat cu art. 114 – 118 și 94 ind. 1 alin. 4 din Legea nr. 8/1996, cu scopul colectarii și repartizarii remuneratiei compensatorii încasate, Titularii vor completa Formularul și Anexele disponibile pe pagina de internet (descarca formulare) , respectiv: F 1.2 și Anexele A1; A1.2
2. in vederea gestionarii colective a Dreptului patrimonial exclusiv de a autoriza sau de a interzice utilizarea online de către prestatorii de servicii ai societăţii informaţionale a propriilor publicaţii de presă, prin reproducerea directă sau indirectă, temporară sau permanentă, prin orice mijloc şi sub orice formă, în totalitate sau în parte, precum şi stocarea permanentă ori temporară a acestora pe dispozitive de orice natură şi în orice formă, drept prevăzut de art. 94 indice 1 alin. (1) lit. (a) din Legea nr. 8/1996, Titularii vor completa Formularul și Anexele disponibile pe pagina de internet (descarca formulare), respectiv: F 1.3 și Anexele A1; A1.2
3. în vederea gestionarii colective a Dreptul patrimonial exclusiv de a autoriza sau de a interzice utilizarea online de către prestatorii de servicii ai societăţii informaţionale a propriilor publicaţii de presă, prin punerea la dispoziţia publicului, prin mijloace cu fir sau fără fir, prin internet, alte reţele de calculatoare sau prin orice alt procedeu similar, astfel încât acestea să poată fi accesate, în orice loc şi în orice moment ales, în mod individual, de către public, drept prevăzut de art. 94 indice 1 alin. (1) lit. (b) din Legea nr. 8/1996, Titularii vor completa Formularul și Anexele disponibile pe pagina de internet (descarca formulare), respectiv: F 1.4 și Anexele A1; A1.2
4. în vederea gestionarii colective a Dreptului patrimonial exclusiv de a autoriza furnizorii de servicii online de partajare de conţinut cu privire la comunicarea publică sau punerea la dispoziţia publicului a publicațiilor de presă, drept prevăzut de art. 128 indice 1 alin. (2) din Legea nr. 8/1996, fiind autorizate şi actele de comunicare publică sau de punere la dispoziţia publicului realizate de utilizatorii serviciilor online de partajare de conţinut, atunci când aceştia nu acţionează în exercitarea unei activităţi comerciale sau activitatea lor nu generează venituri semnificative în ceea ce priveşte actele relevante care fac obiectul autorizaţiei acordate furnizorului de servicii online, Titularii vor completa Formularul și Anexele disponibile pe pagina de internet (descarca formulare), respectiv: F 1.5 și Anexele A1; A1.2

2.1.2.2. Documente justificative

1. Extras oficial de la registrul autorităţii relevante la care este înregistrat Mandantul, datat cu cel putin 2 zile anterior semnării Contractului și Anexei 1, care să ateste forma persoanei juridice, reprezentanţii acesteia, precum și autorizarea desfășurării activității de editare de publicaţii de presă, în cazul în care Mandantul titular de drepturi este editorul publicației de presă;
2. Copia certificată a documentului de înregistrare fiscală (CIF);
3. Copie certificată a contractului de cesiune care atestă obținerea de către Mandantul cesionar a drepturilor conexe ce formează obiectul Contractului de mandat, aferente publicațiilor de presă declarate prin Anexa 1 la Contractul de mandat, împreună cu extras oficial de la registrul autorităţii relevante la care este înregistrat cedentul editor de publicatie de presă, care să ateste forma persoanei juridice, reprezentanţii acesteia, precum și autorizarea desfășurării activității de editare de publicaţii de presă;
4. În cazul în care puterea de reprezentare a semnatarilor Contractului de mandat și a Formularelor Anexei 1 nu este dovedită prin Extrasul oficial de la registrul autorităţii relevante la care este înregistrat Mandantul, vor fi depuse procuri sau alte documente scrise care dovedesc puterea de reprezentare a semnatarului, întocmite în conformitate cu actul constitutiv/statutul Mandantului;
5. Documentul care atestă împuternicirea persoanei fizice din partea Mandantului în relația cu A.G.D.E. în vederea finalizării procesului de declarare a repertoriului si a repartizarii sumelor compensatorii cuvenite, cu menționarea numelui, prenumelui și a funcției/calității acesteia în cadrul Mandantului, semnată de reprezentantul legal al Mandantului în conformitate cu actul constitutiv/statutul Mandantului;
6. Document datat/Extras actualizat privind validarea codului ISSN acordat fiecărei publicații de presă declarată și înregistrarea acestuia în baza de date națională a Centrului Național ISBN-ISSN-CIP din cadrul Bibliotecii Naționale a României, care să ateste titlul publicației, editorul publicației, periodicitatea (frecvența), codul ISSN, forma de mass-media online, anul publicației;
7. Dovada calitatii de editor al publicatiei de presă, în cazul în care Mandantul este editorul publicatiei respective, respectiv dovada calitatii de editor al cedentului drepturilor conexe asupra publicatiei de presă, în cazul în care Mandantul este cesionar al drepturilor ce fac obiectul Contractului de mandat;
8. Extras REVISAL care atestă numărul de angajați din Romania ai Mandantului ce au COR relationat cu activitatea de producere de continut, datat cu cel putin 2 zile anterior semnării Contractului și Anexei 1; În cazul în care există colaboratori cu care nu este încheiat contract de muncă, Mandantul va depune o declaratie pe proprie răspundere privind numărul colaboratorilor care furnizează conținut pentru publicația de presă respectivă. În situații obiective, Extrasul REVISAL poate fi înlocuit cu o declarație pe proprie răspundere cu  privire la datele menționate mai sus referitoare la numărul de angajați.
9. Existenta publicației de presă pentru perioada de repartizare (ex: extras de la ROTLD pentru site, etc.);
10. Documentele doveditoare înregistrării la ROTLD a domeniului principal (website) al publicației;
11. Capturi/dovezi/copii care sa dovedeasca actualizarea periodică a publicației de presă astfel cum a fost declarată prin Anexa 1 (o captură pentru fiecare perioadă uzuală de actualizare a informației, dar nu mai mult de 1/zi, din perioada de repartiție;
12. Dovezi cu datele lunare de trafic total și trafic din România, pentru fiecare lună din perioada de repartiţie, din cadrul sistemului declarat de măsurare a traficului, utilizat în perioada de repartiție.

2.2. Solicitarea de clarificări/informații suplimentare

1. A.G.D.E. poate verifica autenticitatea declarațiilor pe propria răspundere înaintate de Titular și corectitudinea, veridicitatea, completitudinea informațiilor incluse în aceasta sau orice alt aspect în legătură cu informațiile cuprinse în formulare sau în legătură cu acestea.
2. În situația în care, A.G.D.E. consideră că informațiile/documentele puse la dispoziție de către Titular sunt neclare, incomplete, conțin erori sau inadvertențe, Asociația poate solicita, în scris, clarificarea oricărui aspect și/sau depunerea de documente suplimentare.
3. Neîndeplinirea de către Titularul de drepturi a obligației de la pct. 2 atrage exonerarea de răspundere a Asociației pentru neexecutarea mandatului respectiv, A.G.D.E. fiind în drept să nu repartizeze sumele aferente repertoriului declarat de membru dar neprobat de acesta în repartiția de referință. Plata remunerațiilor se suspendă până la clarificarea situației.

2.3. Depășirea termenului de declarare/Informații lipsă

1. În situația în care Titularul nu furnizează în termen/nu furnizează în mod corect și complet informațiile sau documentele necesare pentru efectuarea repartiției, repartizarea remuneraţiilor se suspendă până la clarificarea situaţiei.  
2. Suspendarea repartizării remuneraţiilor nu suspendă termenul de prescripţie.  
3. După depunerea tuturor documentelor justificative/a clarificărilor solicitate, Titularul de drepturi poate beneficia de remunerații.
4. Prevederile de la pct. 3 se aplică numai dacă, la data realizării repartiției/regularizării, Titularul îndeplinește toate condițiile prevăzute în Statut.

2.4. Erori de declarare a repertoriului

III. Declararea şi Actualizarea repertoriului, după dobândirea calităţii de membru

3.1. Includerea in repertoriu de noi publicații de presă Actualizarea repertoriului

1. Obligația declarării repertoriului incumbă fiecărui Titulari de drepturi, în termen de 30 zile de la momentul apariției unei publicații de presă noi.

3.2. Actualizarea repertoriului

1. Titularul de drepturi are obligaţia actualizării, cel puțin trimestrial, a repertoriului de publicații de presă pentru care a acordat mandat de gestiune colectivă Asociației conform prezentei procedurii.  
2. Orice modificare vizând periodicitatea și/sau frecvența de actualizare a unei publicații de presă trebuie adusă de îndată la cunoștința Asociaţiei de către Titular, dar nu mai târziu de 30 zile de la intervenirea modificării. 
3. Titularul de drepturi are obligaţia de a informa Asociaţia în cel mai scurt timp, dar nu mai târziu de 30 zile, dacă nu mai deține calitatea de Titular de drepturi asupra unei publicaţii de presă, indiferent de cauză, sau dacă publicația de presă nu mai există, indiferent de cauză. 
4. În cazul publicațiilor de presă online, pentru ca acestea să fie considerate „publicații periodice” în sensul legii nr. 8/1996, este necesară actualizarea conținutului publicației cel puțin o data într-un interval de timp de cel mult 2 ani.
5. Publicațiile de presă online ce nu sunt considerate „publicații periodice” în sensul legii nr. 8/1996, întrucât conținutul acestora nu a fost actualizat în interiorul termenului de 2 ani, nu pot constitui repertoriu gestionat de A.G.D.E. și nu vor da naștere dreptului de a încasa remunerație pentru sursa copie privată.
6. Procedura de Declararea repertoriului în procesul de aderare rămâne aplicabilă.

3.3. Informare despre contractele de cesiune încheiate

1. Orice contract de cesiune a drepturilor sau alt act juridic care ar putea fi de natură să greveze asupra drepturilor patrimoniale gestionate de A.G.D.E. se va depune la Asociație, în copie conformizată cu originalul.
2. Termenul de depunere este de 10 zile de la încheierea contractului/actului juridic.
3. Contractul de cesiune/actul juridic va putea fi depus în format extras sau anonimizat, în vederea respectării propriilor obligații de confidențialitate asumate de membru față de terți, sub condiția ca forma depusă să nu afecteze posibilitatea Asociației de a aprecia cu privire la efectele actului juridic asupra mandatului acordat.